Time Management voor beginners en gevorderden

Time Management is een vreemde term. Enerzijds is het natuurlijk van belang dat je jouw tijd zo goed mogelijk indeelt, maar anderzijds kun je ‘tijd’ natuurlijk helemaal niet managen. Je kunt alleen jezelf managen, en jouw activiteiten in een gestelde tijdsperiode. Hoe doe je dat nou effectief? Waar moet je op letten, en welke clichés moet je vooral achterwege laten? In dit artikel een aantal time management tips voor wat het beste werkt, ook vanuit het brein.

Time Management component 01: Logica

De beste manier om te bepalen welke activiteiten wanneer gebeuren, is door te kijken naar de Eisenhower matrix. (Zie afbeelding hieronder) Deze matrix laat jou bepalen welke activiteiten urgent en/of belangrijk zijn. Deze tool is een ontzettend goede graadmeter voor jouw time management.

Wat je wanneer doet is dus afhankelijk van de urgentie en het belang van de activiteit. De afbeelding geeft een goed inzicht in wat je doet, en hoe belangrijk het is om zelf te blijven doen. Wat kun je zelf doen, moet je vooral delegeren, en welke activiteiten kun je ’t beste gewoon helemaal niet meer (laten) doen?

Let vooral op vlak 2: Important – Not Urgent. Dit is de sweet spot van de Eisenhower matrix. Dit zijn de activiteiten binnen time management waar je vooral mee bezig wilt zijn. Deze moeten ingepland worden, en vervolgens ook daadwerkelijk gedaan worden.

De Eisenhower matrix: Effectieve time management tips.
De Eisenhower Matrix door Doist.com

Andere time management tips vanuit de Logica-component hebben te maken het bijhouden van een agenda of schema, het maken van to do lijstjes, en het gebruik van apps en software. Dit is ontzettend handig om effectief en efficiënt gebruik van te maken.

Time Management component 02: Emotie

Hier begint ’t interessant te worden. De component Logica is voor velen natuurlijk een bekende. Iedereen die zich ooit heeft afgevraagd hoe hij/zij beter zijn tijd in kan delen, en daar ook daadwerkelijk onderzoek naar gedaan heeft, weet van de Eisenhower matrix, het gebruik van agenda’s of to do lijstjes, of kent wel de fantastische app voor time management.

Maar wat nog meer van belang is, is het aspect Emotie. Ons brein heeft namelijk een grote invloed op hoe we onze tijd indelen. Onderdeel daarvan is hoe we ons voelen bij bepaalde activiteiten.

Een voorbeeld: Cold Calling. Voor vele SDR’s, accountmanagers, of sales managers één van de meest belangrijke onderdelen van het salesvak. Dit is nou écht een categorie Niet Urgent, Wel Belangrijk (in de Eisenhower matrix). Het moet echt ingepland worden om te gebeuren. Er is tenslotte altijd wel iets leukers te doen dan cold calling. “Easy to procrastinate on“, staat er in de afbeelding bij dit vlak.

Cold Calling: Voor velen een activiteit die ze heel vervelend vinden.

Daarom is het van belang dat jouw innerlijke monoloog of gedachtes rondom deze activiteiten veranderen. Zodat je ze écht gaat doen. Enerzijds weet je natuurlijk dat het moet gebeuren, omdat het je dichter bij je doelen helpt. Anderzijds is het nooit een leuke activiteit, waardoor je minder snel geneigd bent om constructieve stappen te zetten door middel van die activiteit.

Hoe kun je deze activiteiten leuk maken? Hoe kun je de onbewuste emotie aanpassen van ‘vervelend, naar, blugh’ naar WOW? Daar ligt een belangrijke sleutel in effectieve time management.

Time Management component 03: Het Succes van Morgen

Wat? He? Het succes van morgen? Jazeker. Deze is de schakel tussen Vlak 02 uit de Eisenhower matrix (Niet Urgent, Wel Belangrijk) en Component Emotie. Veel mensen zijn eigenlijk continu bezig met activiteiten die te maken hebben met de dissatisfiers van gisteren / vorige week. Dat zijn ook vaak de dingen die urgent én belangrijk zijn geworden.

Vlak 02 uit de matrix laat je bezig zijn met activiteiten die van belang zijn voor het realiseren van de Doelen die je gesteld hebt. Maar dat is vaak ook een herhalend proces. Zo heb je elk kwartaal dezelfde strategische overleggen, elke week dezelfde progress reports, en elke maand dezelfde forecast om in te vullen.

Stel jezelf bij elke activiteit voortaan deze vraag: Hoe kan ik deze activiteit zodanig invullen dat het bijdraagt aan het succes van morgen? Op welke manier helpt dit mijn doelen van morgen realiseren? Als je op deze manier vragen stelt aan jouw Brein, zal deze meer focussen op de zaken die hier aan bijdragen.

Het stellen van deze vraag laat je nadenken over de Doelen die je hebt gesteld, en de bijdrage van de huidige activiteit. Daarnaast helpt dit ook de Emotie aan te passen tot iets wat niet alleen leuk is om te doen, maar ook daadwerkelijk een contributie levert aan waar je over 1, 2, of 5 jaar wilt zijn.

Bonus time management tip: Automatiseer je resultaten

Het belangrijkste onderdeel van time management tips is natuurlijk dat je in staat bent om in minder tijd meer gedaan te krijgen. Effectief delegeren kan hier een onderdeel van zijn – maar dan moet je wel mensen hebben om iets aan te delegeren. En voor velen zal dat nog niet het geval zijn.

Bekijk daarom creatief en open minded hoe je bepaalde resultaten kunt realiseren door specifieke activiteiten te automatiseren. Zo automatiseer je je resultaten. (Let op: Ga geen activiteiten automatiseren die eigenlijk geëlimineerd moeten worden!)

Het gaat dan natuurlijk om activiteiten die geautomatiseerd kunnen worden. Zijn er bepaalde technologische hulpmiddelen die je hierbij kunnen helpen? Gebruik die dan om (bijvoorbeeld) je CRM of forecast in te vullen. Kun je een succesvolle whitepaper schrijven, en via een funnel op die manier aan je leads komen? Dan scheelt dat weer met het koud bellen van suspects.

Verder hulp nodig? Laat het ons weten, stuur een e-mail, en dan gaan we graag met je in gesprek over (ti)me management.

Geschreven door Stephan Annema.

Volg Vision Forward CEO Martijn Schaap op YouTube